Conditions générales

1. Frais d’inscription

Type d’inscription	Tarifs (en euros)
Membres internationaux	750,00
Visiteurs internationaux	950,00
Membres locaux	250,00
Jeunes	200,00
Accompagnateurs	100,00

Les frais d’inscription susmentionnés incluent:

Les droits d’entrée à toutes les réunions et évènements repris dans le programme (sauf indication contraire), traitement des inscriptions et matériel d’inscription, documents officiels, pauses café, déjeuners, réception de bienvenue et dîner de gala (dans la partie exclusivement réservée aux pauses et aux déjeuners de la conférence de l’Alliance).
Les frais n’incluent pas l’hébergement, le transport ou tout autre coût additionnel.
Des frais administratifs seront facturés à hauteur de 50 euros si des changements excessifs interviennent dans les réservations personnelles, tels que de multiples substitutions de délégués ou la correction répétée des données reprises dans les formulaires d’inscription.

Les accompagnateurs sont les conjoints ou les partenaires accompagnant une personne enregistrée (Membre ou Non-Membre). Les accompagnateurs ne sont autorisés qu’à assister à la réception de bienvenue et au dîner de gala. Si ces personnes souhaitent participer à une session, elles devront s’inscrire et s’acquitter des mêmes frais que les délégués.

Les jeunes sont les personnes âgées de maximum 35 ans, au moment de la conférence. Vous devez envoyer une copie de votre passeport afin de bénéficier du tarif réduit.

2. Méthodes de paiement

Les frais d’inscription peuvent être payés via l’une des trois modalités de paiement ci-dessous.

Par carte de crédit en ligne: vous serez redirigés vers un serveur sécurisé de paiement par carte de crédit qui est connecté à notre société de carte de crédit, Six Payments, pas au site de la conférence. Vous recevrez une facture pro forma par courriel une fois votre paiement confirmé par la société de carte de crédit.
Par virement: Vous recevrez une facture pro forma par courriel lorsque vous aurez effectué votre inscription. Celle-ci reprendra toutes les informations relatives au paiement par virement. Votre inscription sera validée et une facture définitive, ainsi qu’un reçu, vous seront envoyés une fois votre paiement arrivé sur notre compte.
Par carte de crédit au bénéfice de l’Alliance: Vous recevrez une facture pro forma par courriel, sur laquelle vous trouverez les détails vous permettant de transmettre les coordonnées de votre carte de crédit à l’Alliance Coopérative Internationale, et nous débiterons votre carte de crédit. Votre inscription sera validée et une facture définitive, ainsi qu’un reçu, vous seront envoyés une fois votre paiement arrivé sur notre compte.

ATTENTION: pour des raisons de sécurité, les règlements en liquide sur place ne sont pas possibles.

3. Médias et Presse

Tous les membres des médias et de la presse sont les bienvenus. Les membres des médias et de la presse sont invités à participer gratuitement à la Conférence. Afin d’obtenir le code de réduction destiné aux médias et l’accréditation, veuillez contacter Jan Schiettecatte, Directeur de la communication de l’Alliance, à l’adresse suivante: schiettecatte@ica.coop.

4. Validation de l’inscription

L’inscription ne sera validée et confirmée qu’une fois la totalité du paiement reçue. La confirmation est sujette à révision.

5. Inscriptions de groupe

Les groupes doivent s’inscrire en ligne. Veuillez noter que les inscriptions peuvent être commencées, sauvées et reprises par après afin d’effectuer des modifications ou après avoir récolté davantage d’informations, avant de soumettre définitivement l’inscription. Une fois l’inscription envoyée, les demandes de rectification doivent être adressées au secrétariat de la conférence.

Les frais d’inscription du groupe doivent être payés en une seule fois; vous recevrez une seule facture, et un seul reçu pour l’inscription de tous les membres du groupe. Si vous avez besoin de factures et de reçus individuels, veuillez inscrire chaque délégué en ligne séparément.

6. Annulation d’inscriptions

Annulation individuelle
- jusqu’au 15 septembre 2017: pas de frais d’annulation.
- jusqu’au 13 octobre 2017: frais administratifs d’annulation de 75 euros.
- Après le 13 octobre 2017: frais d'inscription obligatoire non remboursés.
Annulation de groupe:
- Aucun remboursement n’est possible pour les réservations de groupe. Toutefois, la substitution d’un membre par un autre est autorisée et possible.

Veuillez noter que les hôtels ont leur propre politique d’annulation.

7. Bourses et frais d’inscription réduits

L’Alliance organise une Conférence mondiale e, vue d’encourager et d’accueillir les personnes de tous les pays qui souhaitent assister à cet «évènement coopératif» majeur et est en mesure d’accorder des bourses aux personnes dont les ressources financières sont limitées. Seul un nombre limité de participants peut bénéficier d’une bourse. Cette limite correspond au nombre de parrainages reçus par l’Alliance pour la conférence. Par ailleurs, la bourse ne couvrira pas l’ensemble des frais liés à la participation à la conférence.

Pour introduire une demande de bourse, vous devez remplir et envoyer un formulaire de demande de tarif réduit en ligne. Le formulaire pour les personnes individuelles peut être téléchargé ici, et le formulaire destiné aux groupes, ici. Si votre demande est acceptée, vous recevrez la marche à suivre pour vous inscrire en ligne. Le formulaire de demande de réduction doit être soumis au plus tard le 15 septembre 2017. Si vous souhaitez obtenir davantage d’informations, contactez le secrétariat de la conférence.

8. Demandes de lettres de visa

Veuillez contacter les autorités malaisiennes locales compétentes dans votre pays afin de savoir si vous avez besoin d’un visa pour vous rendre en Malaisie. Si vous avez besoin d’une «lettre de visa» qui confirme votre inscription à la conférence, nous pouvons vous transmettre une lettre de confirmation de votre réservation une fois (1) que vous vous êtes inscrits à la conférence et (2) que l’Alliance a bien reçu l’ensemble de votre paiement. Veuillez vous assurer que les formulaires de demande de lettre de visa sont bien remplis «pour chaque délégué». Vous trouverez des informations complémentaires et le formulaire de demande de lettre de visa à l’adresse suivante: http://ica.coop/en/malaysia-entry-visa-requirements-0. Vous pouvez également remplir et soumettre le formulaire de demande de visa en ligne.

Nous vous recommandons d’effectuer votre demande de visa au moins 90 jours avant la conférence.

9. Hébergement

L’inscription à la conférence vous donne accès à l’évènement, mais n’inclut pas votre hébergement en hôtel et les coûts y afférents. L’hôtel officiel de la conférence est le Sunway Resort Hotel & Spa de Kuala Lumpur. Le Sunway Resort Hotel &Spa est un grand complexe hôtelier situé à 35 minutes de l’aéroport. Le complexe comprend trois hôtels (4, 4,5 et 5 étoiles) dans lesquels nous avons des tarifs préférentiels, un grand centre commercial, un spa, un lagon et un parc d’attractions. Voici les tarifs préférentiels:

Hôtel & catégorie	Type de chambre	Tarif par nuit (en Ringit malaisien (MYR) net taxes incluses)
Sunway Resort Hotel & Spa (5 étoiles)	Premier	Simple 524,70 MYR Double 577,17 MYR
SSunway Pyramid Hotel (4,5 étoiles)	Deluxe	Simple 466,40 MYR Double 501,38 MYR
Sunway Clio Hotel (4 étoiles)	Supérieure	Simple 396,44 MYR Double 431,42 MYR

Les tarifs indiqués ci-dessus comprennent la chambre, le petit-déjeuner et le wifi. Si vous souhaitez réserver l’hôtel à ces tarifs préférentiels, suivez les étapes suivantes pour effectuer la réservation de l’hôtel:

Rendez-vous sur www.sunwayhotels.com
Remplissez les coordonnées pour la réservation (choix de l’hôtel, date d’arrivée et de départ, nombre de chambres et nombre d’adultes et/ou d’enfants),
Dans le champ «promotion type», choisissez «corporate» et entrez le code promotionnel: SRHAKKM17C
Choisissez un type de chambre et cliquez sur «Book now».
Introduisez les informations sur les clients et confirmez la réservation avec une carte de crédit valide afin de la finaliser.

15. Transports

L’inscription à la conférence vous donne accès à l’évènement (cf. point 1), mais n’inclut pas les modalités de transport et les coûts y afférents (transports aériens, maritimes ou terrestres). Si vous souhaitez réserver une navette de/vers l’aéroport, en savoir plus sur les visites guidées et les visites de coopératives en Malaisie, veuillez contacter nos hôtes à l’adresse: angkasa.malaysia2017@ica.coop

Veillez également à vous assurer que votre passeport, votre visa et vos documents de voyage sont toujours valides.

16. Assurance

Les organisateurs de l’évènement ne sont pas responsables de la perte ni des dommages causés aux biens des participants au congrès durant l’évènement. En outre, les organisateurs et l’Alliance ne sont pas responsables de l’assurance médicale, de voyage ou personnelle des participants. Les délégués sont invités à s’informer auprès de leur agence de voyages pour savoir ce que comprend leur assurance voyage.

17. Annulation de l’évènement

Les organisateurs ne peuvent être tenus pour responsables de l’annulation de la conférence en cas de force majeure (catastrophe naturelle, actes de guerre, épidémie extrêmement contagieuse, grèves majeures, etc.).

Pour davantage d’informations ou de précisions, veuillez contacter le secrétariat de la conférence.